Choisir le bon format présentation PowerPoint est impératif pour partager facilement le fichier. Découvrez comment l’optimiser dans cet article.
Comment faire en sorte que votre présentation soit facile à partager ?
Vous avez besoin de partager une présentation PowerPoint facilement, mais vous ne savez pas comment faire ? Il y a plusieurs solutions : convertir le fichier PPTX en PDF, le mettre sur le Cloud, l’optimiser, mais aussi le compresser ou nettoyer le masque des diapos. Si vous manquez de temps, réduisez uniquement la taille des éléments les plus lourds, comme les vidéos ou les photos. Nous vous expliquons comment faire dans cet article.
Stocker votre présentation PowerPoint dans le Cloud
Au lieu d’envoyer votre PowerPoint à tous les destinataires de votre liste, pourquoi ne pas la mettre dans le Cloud ? Utilisez des plateformes comme Google Drive ou Dropbox : envoyez ensuite le lien aux personnes qui doivent le consulter. L’avantage du Cloud est qu’il offre un accès facile depuis n’importe quel appareil. Les plateformes ont la plupart du temps une application spécifique pour les utilisateurs mobiles.
Partagez votre présentation avec OneDrive
Avec PowerPoint, vous pouvez partager votre présentation via OneDrive ou Share Point, qui appartiennent aussi à l’écosystème Microsoft.
Voici comment faire :
- Cliquez sur « Partager » en haut à droite de votre fenêtre PowerPoint.
- Sélectionnez l’emplacement de stockage : choisissez au besoin où enregistrer votre présentation (OneDrive, SharePoint).
- Invitez vos collaborateurs : saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.
- Choisissez les autorisations : indiquez si les invités peuvent modifier ou simplement consulter votre présentation.
- Envoyez l’invitation : cliquez sur « Envoyer » pour finaliser le partage.
Attention : les commandes ci-dessous sont valables sur Windows uniquement.
Convertir PowerPoint en PDF
PowerPoint sauvegarde ses fichiers en PPTX. Ce format permet aux destinataires de modifier le document, mais il occasionne des problèmes de portage, surtout sur mobile. Pour éviter les problèmes de diffusion, convertissez la présentation en PDF. La présentation aura une apparence identique sur ordinateur, smartphone et mobile. Vous pouvez transformer PPTX en PDF grâce à des outils comme PDF Guru par exemple.
Optimiser la présentation
Le poids d’une présentation PowerPoint ne dépend pas tant du texte que des images et vidéos qui sont souvent surdimensionnées par rapport au format.
Voici quelques pistes :
- Compresser les images : PowerPoint dispose d’un outil intégré qui permet de compresser tous les visuels d’un coup. Vous pouvez aussi enregistrer les images dans un format plus léger (JPEG, JPG) avant de les insérer dans votre présentation. N’oubliez pas non plus d’opter pour une résolution adaptée à la taille de votre diapositive.
- Supprimer les éléments inutiles : notamment les diapos vides, les animations ou les effets visuels superflus, ainsi que les objets dupliqués.
- Optimiser les vidéos : comme pour les photos, privilégiez un format léger comme le MP4 et adaptez la résolution de la vidéo à la taille de votre diapositive.
- Utiliser des thèmes intégrés : ils sont généralement plus légers que les thèmes personnalisés. Évitez aussi les arrière-plans trop chargés : ils peuvent alourdir le fichier.
Si vous devez utiliser votre PowerPoint à l’occasion d’une présentation orale, réduire la qualité des fichiers multimédias n’est pas forcément une bonne idée. Nous vous conseillons plutôt de dupliquer le fichier et d’en faire une version allégée spécifiquement pour le partage.
Enlevez les éléments inutiles dans le masque des diapos
Les modèles de diapositives (ou masques) que vous avez créés peuvent contenir des images intégrées. Ces dernières sont conservées dans la présentation si elles sont absentes de certaines diapositives. Pour les supprimer, allez dans l’onglet d’affichage et sélectionnez « Masque des diapositives » (l’intitulé peut varier selon les versions de PowerPoint).
Compresser le format présentation PowerPoint en ZIP
C’est une option intéressante si vous voulez à tout prix envoyer le fichier par e-mail sans compromis sur la qualité. Vous avez un ordinateur qui fonctionne sous Windows ? Faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez « Compresser un fichier en ZIP ».
Une fois l’archive créée, joignez-la à votre message. Sous Mac, la commande est « Compresser (+ nom du fichier) ». Le destinataire devra ensuite dézipper le fichier. Ce n’est pas très pratique, mais la qualité sera optimale.
Optimiser les éléments les plus lourds de votre présentation
Vous n’avez pas le temps de réduire la taille des images et de compresser toutes les vidéos du fichier ? Concentrez-vous uniquement sur les plus lourds.
Voici comment faire (sous Windows) :
- Créez une copie de votre présentation et renommez-la en ajoutant l’extension « .ZIP » à la place de «. PPTX ».
- Faites une recherche du fichier. ZIP et accédez au dossier « ppt » puis « Média ». Vous accéderez alors à l’ensemble des fichiers multimédias utilisés par votre présentation.
- Triez les fichiers par taille décroissante pour identifier les images, vidéos ou autres éléments les plus lourds. Vous n’aurez plus qu’à réduire la taille des fichiers les plus lourds. Vous gagnerez alors du temps.
Pour conclure
Vous avez plusieurs pistes pour faire en sorte que votre présentation soit facile à partager : convertir le PowerPoint en PDF, le stocker en ligne, ou l’alléger afin de pouvoir l’envoyer plus facilement. Le choix de la méthode dépend des objectifs de la présentation ainsi que du temps que vous avez pour faire les ajustements.